Pengelolaan Dana Kas Kecil

Pengelolaan Dana Kas Kecil

Kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya untuk pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, pembelian perlengkapan dan sejenisnya. Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil adalah : • Formulir permintaan pengisian dana kembali kas kecil • Formulir permintaan pengeluaran kas kecil • Jurnal pengeluaran kas • Buku jurnal kas kecil • Buku laporan penggunaan dana kas kecil • Bukti pengeluaran kas kecil • Alat tulis dan alat hitung Prosedur pengelolaan dana kas kecil Pembentukan Dana Kas Kecil : Pembentukan dana kas kecil menggunakan dokumen BKK (Bukti Kas Keluar) yang dikeluarkan oleh kasir atau bagian keuangan. Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil Permintaan penggunaan dana kas kecil menggunakan dokumen PPKK (Permintaan Pengeluaran Kas Kecil). Sedangkan bagi pemegang kas kecil PPKK sebagai bukti pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil. PPKK yang diajukan pengguna kas kecil, apabila pemegang kas kecil meyetujui maka akan dibuatkan dokumen BPKK (Bukti Pengeluaran Kas Kecil) yang dijadikan bukti pemakaian dana kas kecil. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pengisian kembali dana kas kecil kepada bagian keuangan menggunakan dokumen PPKKK (Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil). Alurnya dapat diperjelas dengan gambar sebagai berikut : Pemegang kas besar mengeluarkan kas kecil dari kas besar Dengan bukti transaksi berupa Bukti Kas Keluar Pemakai kas kecil mengisi formulir Permintaan Pemakaian Kas Kecil kepada pemegang kas kecil Pemegang kas kecil menyimpan Bukti Pengeluaran Kas Kecil Pemegang kas kecil melakukan Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil Pembentukan Dana Kas Kecil Pembentukan dana kas kecil diawali dari bagian keuangan (kasir / pemegang kas besar) mengeluarkan bukti kas keluar (cek) untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Bagian pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank kemudian mencatat ke buku kas kecil dan mengarsipkannya. Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran kas kecil dan menyerahkannya kepada pemegang dana kas kecil. Pemegang dana kas kecil kemudian menyerahkan uang. Pemakai dana kas kecil harus mempertanggungjawabkan pemaikaian dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan bukti pendukung pemakaian dana kas kecil. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil harus dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan bukti pendukung pengeluaran kas kecil kemudian diserahkan ke bagian keuangan (kasir). Berdasarkan dokumen tersebut, kasir mengisi cek dan diotorisasi oleh pemegang otoritas (misalnya kepala bagian keuangan) kemudian cek tersebut diserahkan ke bagian pemegang dana kas kecil.