Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Metode pencataan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil tergantung dari kebijakan perusahaan ( bagian keuangan perusahaan) yang telah disepakati, dapat menggunakan metode dana tetap (imprest fund method) atau metode dana tidak tetap (fluctuation fund method). Metode Dana Tetap Dalam metode dana tetap, dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang relative tetap. Jika jumlah dana yang ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan. Dalam metode ini pun pemegang kas kecil tidak mencatat pemakaian kas kecil dalam jurnal. Buku kas kecil dijadikan sebagai catatan intern pemegang kas kecil dan tidak dapat dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan di buku besar. Metode Dana Tidak Tetap Dalam metode dana tidak tetap, pemakaian kas kecil oleh pemegang kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan yang telah dikeluarkan. Contoh : Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur : 1 April 2009       Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00 5 April 2009       Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00 7 April 2009       Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00 14 April 2009     Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00 20 April 2009     Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil Dengan demikian, pencatatan dana kas kecil dengan metode dana tetap dapat dilihat pada jurnal umum berikut. Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund. Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut : Keterangan : Dalam kolom Ref. Terdapat simbol JPK (Jurnal Pengeluaran Kas) artinya bahwa data pengisian kas kecil itu berasal dari Jurnal Pengeluaran Kas dan JU (Jurnal Umum) berarti berasal dari Jurnal Umum (Penyesuaian). Apabila sampai pada akhir periode seluruh bukti pengeluaran kas kecil belum ditukar (diganti) maka saldo kas kecil yang ada dibuku besar tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Oleh karena itu, maka perlu dibuatkan jurnal penyesuaian. Dari contoh diatas dapat diketahui bahwa : Akun kas kecil dalam buku besar menunjukan Rp 2.500.000,00 Keadaan kas kecil yang sebenarnya - uang tunai Rp 800.000,00 - bukti/kuitansi pembayaran yang menggunakan kas kecil Rp 1.700.000,00 + Rp 2.500.000,00 Dari contoh diatas, diketahui bahwa saldo kas kecil Rp 2.500.000,00 tidak sesuai dengan saldo kas kecil yang sebenarnya yaitu Rp 800.000,00 itu dikarenakan pengeluaran-pengeluaran pada kas kecil belum ditukar. Oleh karena itu perlu adanya jurnal penyesuaian yaitu : Nilai Rp 1.700.000,00 akan diposting ke buku besar kas kecil (pengaruhnya bisa lihat di buku besar kas kecil). Pada akhir periode saldo kas kecil menjadi Rp 800.000,00 padahal sudah ditetapkan bahwa kas kecil perusahaan ditetapkan sebesar Rp 2.500.000,00. Sehingga perlu dilakukan jurnal pembalik (reversing entries) agar saldo kas kecil kembali seimbang (balance). Jurnal pembaliknya adalah : Dari jurnal tersebut rekening kas kecil akan diposting ke buku besar kas kecil sehingga kas kecil menjadi senilai Rp 2.500.000,00 kembali (pengaruhnya bisa dilihat di buku besar kas kecil). Buku Besar Kas Kecil Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund method. Keterangan : Saldo Kas Kecil berubah seiring dengan terjadinya transaksi yang terjadi. Saldo Kas Kecil terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tidak tetap. Setelah dilakukan pengisian kembali dana kas kecil (tanggal 20 April) maka saldo kas kecil berjumlah Rp 2.500.000,00 Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut : Buku Besar Kas Kecil Keterangan : Dalam kolom Ref. (referensi) terdapat simbol PC (Petty Cash) artinya data tersebut berasal dari buku kas kecil. Pencatatan kas kecil oleh perusahaan yang menggunakan metode dana tetap ataupun metode tidak tetap akan membuat buku kas kecil, yaitu buku yang berisi perincian mengenai penggunaan kas kecil. Berikut ini adalah contoh buku kas kecil : Buku Jurnal Kas Kecil Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur : 1 April 2009 Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00 5 April 2009 Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00 7 April 2009 Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00 14 April 2009 Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00 20 April 2009 Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil Dari transaksi tersebut, dapat dimasukkan ke dalam buku kas kecil sebagai berikut. Buku Kas Kecil Seperti halnya dalam perhitungan kas yang bisa menyebabkan terjadinya selisih kas, perhitungan kas kecil juga bisa menyebabkan terjadinya selisih kas kecil.